Creare una fattura manualmente
Per creare una fattura manualmente, vai alla voce fatture nella barra laterale sinistra. Ti troverai davanti ad una schermata dove sarà possibile vedere l’elenco di tutte le fatture registrate finora entro un certo periodo. Questo periodo può essere filtrato secondo le nostre esigenze. Nell’angolo in alto a destra della pagina, vedrai un pulsante con su scritto Crea una fattura.
Creare una fattura
Per creare una nuova fattura è necessario cliccare sul pulsante Crea una fattura. Una volta eseguita questa operazione il sistema ti porterà sulla schermata di creazione della fattura dove potrai compilare tutti i dati che dovranno comparire all’interno del documento.
All’interno di questa schermata sono presenti tre blocchi principali:
- Cliente: questo blocco raccoglie i dati del cliente a cui sarà inviata la fattura (nome, indirizzo, partita iva, ecc…). Andando a inserire il nome del cliente, il sistema lo assocerà ad eventuali clienti che hai già inserito all’interno dei contatti. Se quel cliente è già presente nell’anagrafica, i campi sottostanti potranno essere compilati automaticamente dal sistema. In alternativa potrai inserire un nuovo cliente e in questo caso dovrai compilrare la fattura manualmente andando ad inserire i nuovi dati. Questo blocco comprende anche i campi all’interno dei quali andranno inseriti il codice destinatario o la PEC del cliente per l’invio della fattura elettronica. Inoltre cliccando sulla voce “Mostra altri campi” potrai aggiungere altre informazioni come il numero di telefono o l’indirizzo email del cliente.
- Dettagli: Il secondo blocco riguarda i dettagli del documento come la data di creazione, il numero progressivo, il metodo e le scadenze di pagamento. Cliccando sulla voce “Mostra altri dettagli” è inoltre possibile andare a complicare ulteriormente il documento con una serie di campi aggiuntivi: esigibilità iva, Iban, categoria, lingua e valuta.
- Linee: Questo è il corpo del documento. Qui andranno indicati gli importi e le righe descrittive dei prodotti o servizi. È possibile inserire un prodotto o un servizio presente nel catalogo oppure potrai aggiungere una nuova voce inserendo tutti i dati: quantità, importo, aliquota iva. In quest’area è anche possibile modificare il tipo di tassazione e aggiungere nuove voci all’interno delle linee come ad esempio eventuali sconti da applicare al cliente.
Inserire un cliente in fattura
Creando o modificando una fattura troverai un'area dedicata all'intestatario, cioè a chi vuoi intestare la tua fattura. Qui potrai inserire i dati del tuo cliente.
Digitando sotto la voce Nome le prime lettere del nome, cognome o ragione sociale del tuo cliente, ti verranno proposti alcuni clienti che hai già salvato nei Contatti. Scegliendo uno di questi, tutti i campi come indirizzo, Codice fiscale e Partita Iva saranno completati automaticamente.
Cliccando sull'icona a fianco al nome dal titolo "Cerca tra i contatti" (lascia il mouse qualche secondo sopra un icona per vedere il titolo), potrai cercare in modo più approfondito tra i tuoi contatti non solo in base al nome e cognome, ma anche ad altri campi, come email, indirizzo, ecc.. Una volta individuato il contatto che vuoi inserire, cliccaci sopra e fai click su Conferma.
Se non trovi il tuo cliente tra i Contatti puoi scegliere di inserirlo cliccando sul pulsante "Aggiungi nuovo contatto". Inserendo tutti i campi richiesti verrà creato un nuovo contatto nella tua rubrica e immediatamente inserito come cliente della fattura.
Se invece vuoi fare prima e intendi inserire un cliente non presente in rubrica direttamente in fattura, ti basterà digitare il Nome completo e cliccare su Invio. Dovrai compilare anche i campi indirizzo, codice fiscale e partita iva perché compaiano in fattura. Questo cliente non sarà presente nella tua rubrica, ma comparirà comunque come intestatario della tua fattura.
Questo processo ti permetterà di risparmiare tempo ed è consigliato per clienti occasionali.
Inserire numero e data in una fattura
È possibile inserire numero progressivo e data di creazione di una Fattura come identificativo del documento.
Andando in Impostazioni → Organizzazione → Modello Documenti, si può accedere al modello di fattura in uso, cioè all'aspetto che ogni fattura e documento deve avere.
Facendo doppio click sull'identificativo del documento (in alto a destra, sotto la dicitura "Fattura"), è possibile scegliere e personalizzare il formato dell'identificativo secondo le proprie preferenze. E' quindi possibile impostato un formato comprensivo di numero numero progressivo e data di creazione.
Da questo momento tutti i documenti avranno il formato prescelto in fase di visualizzazione e di stampa.
Specificare una scadenza di pagamento in fattura
Potresti voler specificare entro quando una fattura deve essere pagata. Comuni scadenze sono rimessa diretta (pagamento immediato), a 30 giorni, o a 30 e 60 giorni divisi in più tranche di pagamento.
Puoi specificare le scadenze di pagamento nel menù a tendina che trovi nella schermata di aggiunta o modifica di una fattura.
Puoi scegliere tra le scadenze proposte quella che fa più al caso tuo.
Scegliendo una di queste vedrai più in basso le date e gli importi che ti spettano. L'importo sarà preso dal totale della fattura, automaticamente calcolato a partire dalle voci che hai inserito tra i prodotti e servizi.
Non preoccuparti se non trovi la scadenza di pagamento che vorresti inserire. Cliccando su Personalizzata nell’elenco a tendina puoi indicare esattamente quando e quanto vuoi ricevere, favorendo anche la divisione del pagamento in più tranche.
Inserire un prodotto o servizio in fattura
Puoi inserire nella tua fattura diversi prodotti o servizi, ognuno con il proprio importo.
Il totale della fattura sarà calcolato come somma dei diversi importi, con i dovuti conti per quanto riguarda la tassazione.
Per inserire un prodotto o servizio che hai già salvato nel tuo catalogo clicca sul pulsante
Inserisci un prodotto dal tuo catalogo. Ti verrà presentato l'elenco di tutti i prodotti o servizi che hai già salvato nel tuo catalogo. Cerca tra questi utilizzando la barra di ricerca e seleziona uno o più prodotti che intendi inserire. Quando hai fatto clicca su Scegli.
Questi verranno automaticamente inseriti tra le voci in fattura.
Se vuoi inserire una riga libera (ad esempio per una descrizione, o delle note), o un prodotto che non hai salvato nel tuo catalogo nel corpo della fattura ti basterà premere il pulsante Aggiungi una nuova riga.
In questo modo verrà aggiunta una nuova riga.
Sia per i prodotti o servizi richiamati dal catalogo che per le righe libere, potrai modificare a piacimento descrizione, quantità e importi.
Lascia la quantità e l'importo a zero per rendere la riga solamente descrittiva (ad esempio "Riferimento documento XX").
Tramite il pulsante sulla sinistra di ogni riga Salva questo prodotto nel catalogo potrai aggiornare nel catalogo un prodotto che hai richiamato (ad esempio dopo che hai modificato il nome o l'importo); se invece è una riga libera, verrà creato nel catalogo un nuovo prodotto con il nome e il prezzo che hai indicato.
Se usi il magazzino, considera che i prodotti che non sono salvati in catalogo non possono essere movimentati a magazzino
Visualizzare in anteprima il documento
Una volta salvata la fattura è possibile visualizzare un’anteprima del documento. L’aspetto grafico di tutte le fatture può essere modificato all’interno dell’area Impostazioni nella sidebar laterale, aggiungendo ad esempio un logo o andando a cambiare le voci della tabella.
Possiamo però anche scegliere di modificare l’aspetto della singola fattura cliccando sul pulsante Modifica aspetto e poi su Visibilità campi. È possibile rendere visibili oppure oscurare i campi del documento andando a flaggare le diverse voci che ci compariranno all’interno del menù a tendina.
Una volta salvati i cambiamenti avremo un’anteprima di come sarà visualizzato il documento nella sua versione Pdf. È anche possibile vedere un’anteprima del formato XML, il formato che verrà inviato all’agenzia delle entrate per la fatturazione elettronica (In questo articolo puoi vedere i dettagli della sezione impostazioni).